Capitolo 5 di 7
Privacy nel servizio
Registro accessi, telecamere e riservatezza: gli obblighi che riguardano da vicino chi sta alla reception.
Perche riguarda proprio te
Chi sta a una reception tratta dati personali tutto il giorno: nomi di chi entra, orari, targhe, motivi della visita, a volte immagini delle telecamere. Il Regolamento europeo 2016/679 (GDPR) si applica in pieno.
Il titolare del trattamento e il datore di lavoro o il committente; l'addetto agisce come persona autorizzata, sulla base di istruzioni che devono essergli date per iscritto. Se quelle istruzioni non ci sono, va chiesto di averle.
Il registro degli accessi
Si raccolgono solo i dati indispensabili a sapere chi era presente: di norma nome, ora di ingresso e di uscita, persona o ufficio visitato. Non serve fotocopiare documenti, ne annotare dati non pertinenti.
Il registro non va lasciato consultabile da altri visitatori: chi arriva non deve poter leggere chi e passato prima. Va conservato in luogo chiuso e per il tempo stabilito dalle istruzioni ricevute, non per sempre.
Le telecamere
Se il posto e videosorvegliato, le immagini si guardano solo se si e autorizzati a farlo e solo per la finalita prevista. Non si mostrano a terzi, non si fotografano con il telefono, non si inviano su chat.
I tempi di conservazione sono definiti dal titolare e di regola sono brevi. Le richieste di visione da parte di chiunque, compresi i diretti interessati, vanno girate al referente: non e l'addetto a decidere.
Riservatezza, dentro e fuori
Quello che si vede in servizio resta in servizio. Non si raccontano fuori i fatti dei clienti, non si commentano sui social, non si condividono foto del posto di lavoro.
E un obbligo contrattuale e, per certi dati, di legge. Ed e anche cio che rende credibile la parola "fiduciario": il rapporto di fiducia si perde una volta sola.
Torna all'indice di Servizi fiduciari: portierato e accoglienza · tutti i manuali
Avvertenza: i testi sono una sintesi redazionale a scopo di studio e autovalutazione, non sono testo ufficiale e non sostituiscono i corsi, l'addestramento e gli esami previsti dalla normativa.