Documenti del servizio

Il registro di servizio

Il registro e la memoria del posto. Vi si annotano inizio e fine turno, accessi rilevanti, consegne di chiavi, allarmi, interventi di manutenzione, anomalie e chiamate effettuate.

Si scrive durante il turno, non a fine giornata: le annotazioni fatte a memoria perdono i dettagli che poi servono. Ogni voce con l'ora. Non si cancella e non si strappa: un errore si corregge con una nuova annotazione che spiega.

La relazione di servizio

La relazione di servizio e il documento con cui si riferisce per iscritto un fatto accaduto durante il turno. Per l'addetto ai servizi fiduciari e il documento tipico: non redige verbali, perche verbalizzare presuppone una qualifica che non ha, ma riferisce quanto ha visto e fatto.

Va scritta appena possibile, quando i ricordi sono freschi, e consegnata al proprio referente secondo le consegne. L'app la genera in PDF con i tuoi dati e la tua firma: in Altro, Verbale o relazione di servizio.

Come si scrive una buona relazione

Una relazione utile risponde a cinque domande: quando, dove, chi, cosa e cosa hai fatto tu.

In ordine di tempo, con orari precisi. Solo fatti osservati, distinguendo sempre cio che si e visto da cio che si e sentito dire. Nomi e descrizioni oggettive. Le proprie azioni indicate con chiarezza, comprese le chiamate fatte e a chi.

Frasi brevi. Nessuna sigla che chi legge potrebbe non conoscere.

Cosa non scrivere

Fuori dalla relazione restano i giudizi sulle persone, le ipotesi presentate come certezze, le qualificazioni giuridiche ("ha rubato", "ha aggredito": si descrive il comportamento, non si stabilisce il reato) e i dati che non servono al fatto, come informazioni sulla salute, sulle opinioni o sulla vita privata di qualcuno.

Una relazione asciutta e verificabile vale molto piu di una ricca di aggettivi: e quella che regge se un domani finisce davanti a un avvocato o a un giudice.