Capitolo 3 di 7
Il servizio di portierato
Come si conduce un turno di portierato: consegne, accessi, chiavi, giri ispettivi e passaggio di servizio.
Le consegne di servizio
Le consegne sono le istruzioni scritte che descrivono cosa fare in quel posto: orari, chi puo entrare, come si gestiscono visitatori e fornitori, quali giri effettuare, chi chiamare e in quale ordine, cosa fare in caso di allarme o emergenza.
Vanno lette prima di iniziare, non durante. Se una situazione non e prevista dalle consegne, non si improvvisa una regola nuova: si chiede al proprio referente e si annota la richiesta e la risposta.
Il controllo degli accessi
Il principio e distinguere chi e atteso da chi non lo e. Per i visitatori: identificazione secondo le consegne, registrazione, rilascio del badge, indicazione del percorso e della persona di riferimento, ritiro del badge all'uscita.
Attenzione a due situazioni classiche: chi entra al seguito di un altro senza essere registrato, e chi si presenta con urgenza o autorita per saltare la procedura. In entrambi i casi la procedura resta quella scritta: la fretta di chi arriva non e una autorizzazione.
Chiavi, badge e materiali in consegna
Chiavi e badge sono responsabilita personale per tutto il turno. Vanno tenuti in luogo chiuso e non lasciati mai incustoditi sul banco, nemmeno per pochi minuti.
Ogni consegna e ogni restituzione va annotata con ora, nome di chi riceve e motivo. Se manca qualcosa a inizio turno va segnalato subito: quello che non si segnala all'inizio diventa un problema proprio alla fine.
I giri ispettivi
Il giro ispettivo non armato serve a verificare che porte e finestre siano chiuse, che gli impianti siano in funzione, che non vi siano principi di incendio, perdite d'acqua, persone non autorizzate o anomalie.
Va fatto rispettando gli orari previsti ma senza farne una abitudine prevedibile al minuto, e sempre potendo comunicare: telefono o radio con se, e qualcuno che sa dove ci si trova. Cio che si nota va annotato, anche se sembra piccolo.
Il passaggio di servizio
Il cambio turno e il momento in cui si perdono piu informazioni. Va dedicato tempo a dire al collega cosa e successo: eventi aperti, persone ancora presenti nell'edificio, guasti segnalati, chiavi mancanti, richieste in sospeso.
Quello che si dice a voce si dimentica: va scritto nel registro. Un passaggio di servizio fatto bene protegge entrambi.
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